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一、會(huì)議準(zhǔn)備
熟悉資料:做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作是做好會(huì)議速記的十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。速記員一定要在會(huì)前3天向主辦方索要本次會(huì)議相關(guān)資料, 告訴他們,這個(gè)對(duì)會(huì)議記錄準(zhǔn)確率起到非常大的作用, 索要的資料有:
a: 會(huì)議的主題、目的、議程、主持人
b: 會(huì)議內(nèi)容的所屬行業(yè)
c: 參會(huì)嘉賓的名單以及講話領(lǐng)導(dǎo)的名單
d: 會(huì)議相關(guān)背景資料
得到這些資料后,速記員就可以提前幾天熟習(xí)會(huì)議資料, 預(yù)先對(duì)可能出現(xiàn)的生僻詞匯或?qū)I(yè)詞匯進(jìn)行熟悉，設(shè)定詞庫(kù)并練習(xí)幾遍。一旦遇到就會(huì)覺(jué)得心應(yīng)手了.為本次會(huì)議記錄做好充足的資料準(zhǔn)備,這是保證做好會(huì)議速錄工作的非常重要的前提。
檢查機(jī)器:
a: 檢查自己的電腦: 有沒(méi)有經(jīng)常死機(jī)及黑屏等故障,如果有一定要徹底解決,另外一定要在會(huì)議前徹底查殺機(jī)器上的病毒
b: 檢查自己的速錄機(jī):電池夠用多長(zhǎng)時(shí)間.連接線是否正常等硬件
c: 會(huì)議速記過(guò)程中如果一旦出現(xiàn)電腦死機(jī)黑屏,或者速錄機(jī)打不出字等故障,給主辦方帶來(lái)的損失是無(wú)法估量的也是無(wú)法挽救的, 速錄員要承擔(dān)全部責(zé)任(嚴(yán)重),所以檢查機(jī)器是非常重要的環(huán)節(jié),如果有條件可以另外帶上一套筆記本電腦和速錄機(jī)備用
熟悉路線:
一定要熟悉從你住地到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的行車路線,及所用時(shí)間,有必要可以會(huì)前親自去一趟會(huì)場(chǎng)
熟悉議程:
一定在會(huì)前向主辦方索要會(huì)議的整個(gè)議程,這對(duì)速錄員合理的安排時(shí)間也非常重要
保持聯(lián)系:
一定要在會(huì)前與主辦方及速記公司的保持通暢聯(lián)系,手機(jī)要經(jīng)常開(kāi)機(jī),以免會(huì)議出現(xiàn)變化,沒(méi)有及時(shí)通知速錄員,而給雙方帶來(lái)?yè)p失 。
特別提醒:
如果速錄員在會(huì)前一旦出現(xiàn)不能承擔(dān)本次會(huì)議記錄工作的意外事故,一定要至少提前1天告知主辦方,給主辦方另找速錄員的時(shí)間,以免給主辦方帶來(lái)重大損失。
二、會(huì)議記錄過(guò)程
精力集中:
會(huì)議開(kāi)始后，速記人員要保持精力高度集中，特別是在詳細(xì)記錄時(shí)，一定不能分心，否則記錄將無(wú)法進(jìn)行 。
記錄過(guò)程:
一般說(shuō)，按照會(huì)議的議程，與會(huì)者一個(gè)接一個(gè)地發(fā)言，這是比較好記的。但實(shí)際情況是，經(jīng)常發(fā)生與會(huì)者熱烈討論，爭(zhēng)先恐后地發(fā)言的場(chǎng)面。你一言，我一語(yǔ)，到底聽(tīng)誰(shuí)的？記誰(shuí)的？如果用錄音機(jī)來(lái)記
錄的話，恐怕就是一塌糊涂了。速記人員的價(jià)值恰恰就是要在這種時(shí)候得到體現(xiàn)。畢竟人比機(jī)器聰明！通常的經(jīng)驗(yàn)是，死死盯著主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)。其實(shí)，就是誰(shuí)的官大聽(tīng)誰(shuí)的 。
實(shí)時(shí)保存:
乘短暫的停止講話時(shí)間,可以迅速的保存記錄的文件,如果有時(shí)間,有必要另存一份,以防止正在記錄的文件出現(xiàn)非法操作等突然故障導(dǎo)致所有文件丟失 。
三、會(huì)議結(jié)束整理
會(huì)議結(jié)束之后，要在最短的時(shí)間內(nèi),對(duì)記錄的內(nèi)容進(jìn)行整理 。 a: 對(duì)一些錯(cuò)字白字進(jìn)行糾錯(cuò) 。
b: 刪除一些和會(huì)議不相干的、牛頭不對(duì)馬嘴的話
c: 排版也非常重要:字體 大小 行距 等,一定要排的非常正規(guī)清晰(主辦方不愿意看到你交上來(lái)的是一篇字體不一, 排版亂七八糟的稿子,即使你記的再好,你在主辦方眼里也大打折扣
如何速記會(huì)議記錄
d: 整理好的稿子分別存成word格式和txt格式,以方便主辦方打開(kāi)
e: 確認(rèn)稿件交給主辦方后,根據(jù)主辦方的要求,把本次所有記錄從自己電腦刪除,包括清空回收站
經(jīng)過(guò)近十年的發(fā)展，正朔速記公司已擁有北京速記公司，上海速記公司，廣州速記公司等省會(huì)城市速記公司，并在全國(guó)二三線城市擁有成都速記公司，杭州速記公司等服務(wù)窗口，我們的團(tuán)隊(duì)吃苦耐勞，堅(jiān)持效率與質(zhì)量并重、追求客戶滿意，并為客戶資料保密為服務(wù)宗旨！
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